Программное обеспечение для автоматизации УСУ

Программа для учебного центра предоставляет множество удобных и эффективных инструментов для привлечения и удержания клиентов, организации удобного графика посещений и регистрации посетителей, контроля над их посещаемостью и оплатой занятий. Это программа автоматизации учебной деятельности, внедряемая в образовательных учреждениях для повышения качества учета и корректности его ведения. Начинается учет в учебном центре с составления электронного расписания, оптимального с учетом графика работы преподавателей, учебных планов и занятости аудиторий. Формат расписания представляет собой окна – по одному на аудиторию с указанием ее рабочих часов и наименованием группы, планирующей занятия в определенный час из указанных.

Рядом с группой указан преподаватель и ее списочный состав, а по окончании занятия добавится число присутствовавших на нем. Расписание можно перегруппировать по наименованию занятий, по группам, по преподавателям. Это удобно делать, когда новичок желает выбрать удобное ему время занятий или преподавателя. Если же он не выказывает личных предпочтений, то программа автоматически определит его в группу с наименьшим списочным составом. Расписание наглядно демонстрирует загрузку аудиторий по часам и дифференцирует формат уроков – групповой или индивидуальный, подбирая под него аудиторию с соответствующими параметрами.

При оформлении нового посетителя на него оформляют учебный абонемент, включающий обычно 12 занятий. Для этого используют специальную форму – окно, где уже открыты ячейки для ввода нужных данных и содержащие списки-подсказки для ускоренного добавления сведений. Абонемент содержит ФИО посетителя, название курса, период, время и стоимость обучения, а также размер оплаты, внесенной посетителем, в обмен на которую он получает квитанцию с расписанием своих занятий. По окончании оплаченного периода ему будет предоставлен отчет обо всех посещенных и пропущенных уроках. Часто случается, что учащийся оплачивает не весь период, а только часть. В этом случае программа берет под свой контроль продолжительность оплаченного периода и, по мере его окончания, сигнализирует об этом администратору, окрашивая абонемент такого клиента в красный цвет. И строчка в расписании занятий группы с таким учеником тоже будет подсвечена красным. Программное обеспечение может работать на любом языке, что особенно удобно.

Аналогичным образом программа обращает внимание администратора, если учащийся взял в аренду учебные пособия на период обучения, – его абонемент будет также расцвечен до момента возврата. Абонементы имеют статусы, определяющие их состояние на текущий момент времени – есть открытые, закрытые, долговые и замороженные. Их сортируют по статусам, ведя учет каждой категории. База абонементов с течением времени только растет, но любой из них может быть оперативно найден по одному из известных параметров, перечисленных выше. Помимо базы абонементов, в программе представлена клиентская база в формате CRM, включающая всех текущих учащихся, тех, кто когда-то посещал учебные курсы, и тех, кто мог бы их посещать. База содержит персональные и контактные данные каждого и дополнительную информацию, если клиент счел должным ее сообщить. К именным файлам учащихся прикрепляют сопроводительные документы – квитанции, ведомости, отчеты, создавая таким способом архив отношений с каждым из них.

Для оперативного взаимодействия с клиентами и учащимися программа предлагает четыре вида электронной связи (sms, e-mail, Viber, звонок голосом) и набор текстовых шаблонов для любых поводов обращения, поэтому прямо из клиентской базы по представленным в ней контактам можно рассылать рекламные объявления, информационные сообщения в массовом и индивидуальном порядке. В программе также предусмотрена накопительная система скидок, которая способствует повышению активности учащихся и их лояльности к учебному центру. Для ее внедрения достаточно подготовить именные карты со штрихкодом, которые будут не только подтверждать личность владельца, но и регистрировать его посещения занятий и указывать количество накопленных бонусов при оплате очередного курса.